營建新天地

   試擬推動「公文電子化」方案規劃                                             

 一、 緣起

   公會於本屆理事長履新，於資訊委員會第一次會議提出願景，籲請本委員會推動建立公會「公文電子化」。

   鑒於本會幅員廣大，公會除會本部外，行政上有台北辦公室，台中辦公室、台南辦公室、高雄辦公室等單位，此外尚有桃園等辦事處。2010年以來相繼推動視訊HD系統及涵蓋外島及偏遠地區及公會電話系統藉由webcall整合完成後，公會無紙化環境已漸成熟。 

 二、公會組織

  公會行政上於會員大會休會期間由理事會成員綜理會務，公文核批上、理事長為最高層級—核示判行、第二層為輪值理事 (決行或核簽)、第三層為輔導理事(核簽)、第四層為委員會主委 (或辦事處處長)  (簽辦意見或建議) 第五層 會務(或委員 會員) 擬稿 (收文及發文)等

  公會與一般行政單位於公文簽核系統上最大不同為第二層為輪值理事 (決行或核簽)，為每日不同需按表輪值設定，這個差異由公文程式設定一個 (桌上秘書)

集中到當日輪值理事項下，藉由帳號及密碼由公會網頁「公文電子化」界面進入 

server，批示相關公文，內容可以看到 擬稿 (可以修改及簽註意見 或批示)

檔案附件以pdf 呈現，輪值理事可以在公會理事室專用電腦經由 intranet (內部網路)執行，或在外部以網路連上公會網站執行線上簽核，公會可以討論何種規格內容或頁數以pdf 掃描作為核示或簽核根據。

 三、 導入「公文電子化」後公會的利益

  (一)、節省公文流層及處理時間。     

  (二)、節省紙張浪費及節省部分影印機空間、可以移作會員拜訪公會交誼空間。

  (三)、輪值理事及理事長可以藉由線上簽核系統完成公文流程、提升公文處理時效。

  (四)、後續導入會議無紙化、奠定基礎。

四、推動過程

 (一)，由資訊委員會成立推動「公文電子化」小組，研究推動方案內容及了解「公文電子化」方案於國內各機關運作機制，專案小組並網羅馬oo技師，借重他於oooo參與該公司多年「公文電子化」軟體歷程的經驗。

   1. 召開小組會議邀請國內知名廠商，多年在「公文電子化」軟體及管理系統有豐富經驗公司 計有ooo科技股份有限公司、oo資訊股份有限公司、00資訊股份有限公司等三家做簡報，及針對本公會組織及管理特性報價，(相關簡報內容及報價詳附件)。

   2. 以上三家均具一定規模，承接國內政府及大型公民營機構「公文電子化」業務及管理等多年經驗，以規模上本公會管理成員80人以內及不超過六個管理層基，堪稱小規模企業單位，因此以現階段擬訂本公會執行「公文電子化」需求，

以推估推動本案可能的預算規模。

五，現階段本會執行「公文電子化」需求

 (一) 計畫目標：

1.建立本公會公文收文、發文、檔案管理電子化之目標。

2.提供本公會公文收文、發文、檔案管理無紙化之作業流程系統。

3.健全文書檔案管理制度，標準化作業流程，提高行政效率。

   4.全面無紙化，節約人力、時間、紙張資源，致力於實現無紙化(paperless)或

     者紙張減量(less paper)，支持環保。

提升本公會競爭力。

5.建置全面稽催系統，達到計畫、執行、考核之目標。

6.創簽（稿）附件需掃瞄（10頁以下）。

7.所有公文皆須於系統線上簽核。

(二)、目前已建置之系統現況：

1.會務系統：會籍系統、……。

2.會計系統：會計管理系統。

3.人事系統：資料庫文件檔案管理系統、人事差勤查詢系統、差勤表單系統、

4.會計系統：會計管理系統。

(三)、系統上線前須具備之設備及準備工作

1.中階伺服器x台、低階伺服器x台、磁碟陣列主機x台、個人電腦x台。

2.每一使用人需申請「自然人憑證」。

3.每一單位配置x個讀卡機（主管及單位收發）。

4.承辦人之讀卡機由各單位經費購置。

(四)、公文處理原則

1.紙本來文皆須送總收文掛號。

2.本文及附件頁數10頁以上或附件檔案在1MB以上採紙本公文流程。

3.附件儘量裝訂成冊或光碟片形式歸檔。

4.發文時需另備附件歸檔。

5.修正檔案保存年限及分類號。

6.帳號、密碼與公會單一入口網頁設定相同。

六、預算規模及達成效益

 (一)試擬執行「公文電子化」預算規模 (軟體 教育訓練 硬體增設等)

     預估預算規模:     000000

   (二)、達成效益 (量化部份)

    1.每年節省紙張費用:

    2.影印機減少及維護費

    3.節省空間 (坪): 換算價值

    4.遠距簽核交通費 (減半):

   (三)、非量化效益:

    1.健全文書檔案管理制度，標準化作業流程，提高行政效率。

    2.節約人力、時間、紙張資源，致力於實現無紙化(paperless)及環保政策

    3. 提升本公會競爭力。

七、推動試行方案 

   (一)、邀請報價最優廠商 (非議約) 向(理事長) 專案簡報

   (二)、常務理事會議決定推動關鍵及預算出處及規模

   (三)、導入時程初步確定

   (四)、理事會提案及提案人議案內容討論

   (五)、「公文電子化」執行方案對公會會務簡報及說明需配合事項

   (六)、「公文電子化」執行方案對理事會簡報及說明需配合事項提案決議

   (七)、「公文電子化」執行方案提案決議後，理事會成立專案小組結合資訊委員會執行小組執行: 選商及議約、導入

   (八)、紙本及「公文電子化」並行、訂定「公文電子化」施行細則列入公會章程。

   (九) 、「公文電子化」實施 

八、公會硬體設備增設

   將隨公會資料庫的遞增辦理採購

九、未來展望:

整合電子公文、電子表單、新聞剪報（輿情蒐集與分析）、知識社群於一體